Presentasi Bahasa Indonesia Kelompok 14

TEKNIK PENULISAN SURAT

Makalah

Disusun guna memenuhi tugas mata kuliah  Bahasa Indonesia

Dosen pengampu M. Sofyan Al-Nashr, M.Pd.I.

Disusun oleh :

1.      Isnaning Khikmah          (213-14-277)

2.   Muhammad Shodiqin      (213-14-289)         

3.   Siti Robiah                       (213-14-294)  

Perbankan Syariah S1

Fakultas Ekonomi Bisnis Islam

Institut Agama Islam Negeri (IAIN) SALATIGA

 2015

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Surat adalah sebuah alat atau media komunikasi yang berupa tulisan yang berisi informasi, pesan, pernyataan, atau tanggapan sesuai keinginan penulis surat. Surat merupakan sarana komunikasi tertuis, surat dipandang sebagai alat komunikasi yang paling efesien, efektif, ekonomis dan praktis dibandingkan dengan komunikasi lain. Namun terkadang banyak kesalahan yang sering kita temukan dalam halnya penulisan surat. Maka dari itu makalah ini akan membahas tentang tehnik penulisan surat yang baik dan benar terutama pada surat resmi, sehingga dapat memberikan informasi yang mendalam kepada pembaca. 

 

B.     Rumusan Masalah

1.      Bagaimana tehnik penilisan surat yang baik dan benar?

2.      Bagaimana membuat surat formal yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia?

C.    Tujuan Masalah

1.      Mengetahui tehnik penulisan surat yang baik dan benar.

2.      Mampu membuat surat formal yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1  Pengertian Surat Resmi

Ditinjau dari sifat isinya, surat adalah jenis karangan (komposisi) paparan. Didalam paparan pengarang menjelaskan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkannya dan dirasakannya. Ditinjau dari pengertiannya surat resmi atau disebut surat dinas adalah :

1.      komunikasi tertulis yang disampaikan seseorang kepada orang lain, yang digunakan untuk kepentingan resmi baik lembaga maupun pemerintah.

2.      surat yang ditulis untuk keperluan komunikasi atau kantor yang satu dan kantor yang lain atau antar organisasi. Surat dinas dibuat oleh seseorang yang berkedudukan sebagai pejabat instansi pemerintah sehingga surat ini disebut surat jabatan.

2.2  Fungsi surat                                                                                      

1.      Surat sebagai alat komunikasi

Surat merupakan salah satu alat komunikasi, yang dijadikan sebagai alat penyampai informasi dari penulis kepada pembaca atau penerimanya.

2.      Surat sebagai wakil penulis dalam hal ini, penulis tidak perlu bertemu secara langsung dengan orang yang dituju untuk menyampaikan informasi melainkan diwakili oleh surat.

3.      Surat sebagai alat untuk menghemat waktu, tenaga, dan biaya              

berkomunikasi dengan surat tidak perlu bertatap muka atau tidak berhadapan secara langsung. Jadi berkomunikasi dengan surat dapat dilakukan dari jarak jauh. Oleh sebab itu surat juga dapat menghemat waktu, tenaga, dan biaya.

2.3  Ciri Surat Resmi

1.      Menggunakan kop atau kepala surat

2.      Terdapat nomor surat, lampiran, dan perihal

3.      Menggunakan bahasa resmi yang sesuai dengan EYD atau aturan bahasa   yang baik dan benar

4.      Menyertakan stempel atau cap dari lembaga resmi

2.4  Gaya Bahasa Surat Resmi

1.      Menggunakan bahasa baku : Penggunaan kata-kata yang belum dikaji   kebenarannya tidak dibenarkan. Penggunaan kata-kata seperti gimana, ngapain, entar, kasih, bikin, dan kata-kata yang seperti itu termasuk kata yang tidak baik.Karena kata-kata yang dianggap baik adalah seperti bagaimana, mengapa, nanti, memberi, dan membuat.

2.      Kata yang Lazim : Pilihlah kata-kata yang lazim atau memakai istilah dalam bahasa Indonesia. Seperti masukan bukan input dan peringkat bukan ranking.

3.      Bahasa Efektif : Bahasa yang efektif dapat dikenali dari pemakaian bahasa yang sederhana, jelas, dan sopan.

2.5  Bagian-Bagian Surat Resmi

Surat resmi memiliki bagian-bagian yang tetap, yatu:

1.      Kepala Surat

Kepala surat ditulis lengkap memuat informasi yang terdiri atas:

a.       Nama instansi

b.      Alamat lengkap

c.       Nomor telepon

d.      Nomor kotak pos

e.       Lambang atau logo

Dalam penulisan kepala surat hal-hal berikut perlu diperhatikan:

a.      Nama instansi tidak disingkat, misalnya OSIS, tetapi Organisasi Siswa Intra Sekolah.

b.      Kata Jalan tidak disingkat dengan Jl. atau Jln, tetapi Jalan dengan J kapital.

c.       Kata telepon hendaklah ditulis dengan cermat, yaitu Telepon, bukan tilpun, telpon, dan tidak disingkat menjadi Telp.

d.      Kata kotak pos hendaklah ditulis dengan cermat yaitu Kotak Pos, jangan disingkat menjadi Kotpos.

Kata telepon dan kotak pos diikuti oleh nomor tanpa diantarai dengan tanda titik dua (:), sedangkan nomor-nomor yang mengikutinya ditulis dengan tanpa tanda titik atau spasi pada setiap hitungan tiga angka.

2.      Tanggal penulisan surat    

      Tanggal penulisan surat ditulis lengkap, yaitu tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis dengan huruf yang diawali dengan huruf kapital, dan tahun ditulis dengan angka. Sebelum tanggal tidak dicantumkan nama kota, karena nama kota sudah ada pada kepala surat, setelah tanggal tidak ada tanda baca.

Contoh: 25 Mei 2015                                           

3.      Nomor, lampiran, dan hal surat

      Kata nomor, lampiran, dan hal ditulis dengan diawali huruf kapital dan diikuti dengan tanda titik dua (:). Kata nomor dan lampiran dapat disingkat menjadi No dan Lamp.

Penulisan nomor yang salah	Penulisan nomor yang benar
Nomer : 110/U/OSIS/2007	Nomor : 110/U/OSIS/2007
No : 110/U/OSIS/2007	No : 110 / U / OSIS/2007

Kata lampiran atau lamp diikuti tanda titik dua (:) dan disertai jumlah barang yang dilampirkan.Jumlah barang ditulis dengan huruf bukan dengan angka dan tidak diakhiri dengan tanda baca.Awal kata yang menyatakan jumlah ditulis dengan huruf capital.

Penulisan lampiran yang salah	Penulisan lampiran yag benar
Lampiran : 1 berkas	Lampiran : Satu berkas
Lam : 1 (satu) berkas	Lamp : Satu berkas

      Kata hal diikuti oleh tanda titik dua dan disertai dengan pokok surat yang diawali dengan huruf kapital dan tanpa diberi garis bawah, dan tidak diakhiri tanda baca. Pokok surat hendaknya dapat menggambarkan pesan yang ada pada isi surat.

Penulisan hal yang salah	Penulisan hal yang benar
Hal : Permohonan izin mengadakan studi banding	Hal : Permohonan izin
Hal : Perpanjangan Izin Penelitian	Hal : Perpanjangan izin penelitian

4.      Alamat Tujuan

      Dalam penulisan alamat surat hal-hal berikut perlu diperhatikan:

a.       Penulisan nama penerima surat harus cermat dan lengkap

b.      Nama diri penerima surat ditulis dengan huruf capital pada awal setiap unsurnya, bukan huruf capital semua.

c.       Penulisan alamat surat juga harus cermat, lengkap, dan informatif

d.      Untuk menyatakan yang terhormat pada awal penerima surat cukup ditulis Yth. Dengan huruf awal huruf capital disertai dengan tanda titik. Penggunaan kata kepada sebelum nama diri tidak diperlukan karena kepada merupakan kata penghubung antar bagian kalimat yang menyatakan arah. Alamat pengirim juga tidak perlu memakai kata dari yang menyatakan asal.

e.       Kata saudara ditulis dengan disingkat, Sdr. Sedangkan kata Bapak dan Ibu ditulis lengkap tanpa disingkat.

f.       Jika nama orang yang dituju bergelar akademik sebelum namanya, seperti Dr, dr, Drs, atau memiliki pangkat seperti kolonel atau kapten, kata sapaan Bapak, Ibu, Sdr tidak digunakan.

g.      Kata Jalan pada alamat surat tidak disingkat.

5.      Salam pembuka dan penutup

      Contoh salam pembuka:

a.       Assalamu’alaikum Wr.Wb.,

b.      Salam sejahtera,

c.       Dengan hormat,

Contoh salam penutup:

a.       Hormat saya,

b.      Hormat kami,

c.       Wassalamu’alaikum Wr.Wb.,

6.      Isi surat

      Secara garis besar, isi surat dapat dikelompokkan menjadi tiga bagian yaitu: bagian pembuka, bagian isi, dan bagian penutup.

      Contoh bagian pembuka:

a.       Pada tanggal 25 Mei 2015 kami akan menyelenggarakan lomba pembacaan puisi. Tujuan lomba adalah…

Contoh bagian penutup:

a.       Atas perhatian saudara, kami sampaikan terimakasih

Contoh penulisan bagian peutup yang tidak dianjurkan:

a.       Atas perhatiannya diucapkan terimakasih

b.      Demikian harap maklum

c.       Demikian permohonan kami, atas perhatian dan kerjasamanya dihaturkan beribu-ribu terimakasih

7.      Pengirim surat

      Penulisan pengirim surat perlu memperhatikan hal-hal berikut;

a.       Nama tidak perlu ditulis dengan huruf kapital seluruhnya, cukup ditulis dengan huruf capital pada huruf pertama setiap unsurnya.

b.      Nama tidak perlu diberi tanda kurung, digarisbawahi, dan tidak perlu diakhiri dengan tanda baca.

8.      Tembusan

a.       Jika tembusan lebih dari satu, diberikan nomor urut tembusan.

b.      Pihak yang diberi tembusan hendaknya nama jabatan atau nama orang bukan nama instansi.

c.       Dalam embusan tidak perlu ada ungkapan seperti, untuk laporan, untuk diperhatikan, untuk bahan pertimbangan.

Contoh penulisan tembusan yang benar:

Tembusan:

1.      Kepala Sekolah

2.      Pembina OSIS

3.      Ketua OSIS

            Contoh penulisan tembusan yang salah:

            Tembusan:

1.      Kepala Sekolah sebagai laporan

2.      Pembina OSIS sebagai pertimbangan

3.      Ketua OSIS sebagai bahan pertanggung jawaban

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

            Surat resmi adalah komunikasi tertulis yang disampaikan seseorang kepada orang lain, yang digunakan untuk kepentingan resmi baik lembaga maupun pemerintah. Surat dapat berfungsi sebagai alat komunikasi, sebagai wakil penulis, dan sebagai alat untuk menghemat waktu, tenaga, dan biaya. Adapun bagian-bagian surat resmi yaitu: kepala surat atau kop surat, tanggal penulisan surat, nomor lampiran dan hal surat, alamat tujuan, salam pembuka dan penutup, isi surat pengirim surat, dan tembusan.

DAFTAR PUSTAKA

Moeliono, Anton M. Santun Bahasa. Jakarta : PT Gramedia Pustaka Utama . 1991.

Zahara, Eni Rita. Bahasa Indonesia SMK dan MAK.Jakarta : Penerbit Erlangga. 2009.

Utari, Indah. Bahasa Indonesia. 2013. http://indrieutari.blogspot.com. Diakses pada tanggal 27 Mei 2015